Zorgbalans bespaart 45 minuten per opname met digitaliseren formulieren

Zorgbalans is het afgelopen jaar gestart met het digitaliseren en verminderen van formulieren in de aanmelding en cliëntreis. Met Aanmeldgemak van EasyZorg hebben we een grote stap gezet: vanaf heden geen papieren pakketten meer, geen losse formulieren op afdelingen, maar één digitaal proces waarin (toekomstige) bewoners en hun naasten formulieren thuis kunnen lezen, ondertekenen en rustig doornemen. Dat bespaart tijd, zorgt voor een betere start van de zorg én is een duurzame keuze.

Van stapels papier naar één duidelijk proces
Voorheen werden formulieren geprint, meegegeven, ingevuld, teruggebracht, gescand en opgeslagen. Dat is nu verleden tijd. Formulieren worden digitaal verzonden, thuis of op de woonzorglocatie ingevuld en ondertekend, en verschijnen automatisch in het elektronisch cliëntendossier (ECD). Denk hierbij aan formulieren als een toestemmingsformulier voor het opvragen en versturen van medische gegevens, een volmachtsformulier vertegenwoordiging cliënt of een vaccinatieformulier. Medewerkers hoeven deze formulieren niet meer zelf te verzamelen, gegevens over te typen of op te slaan. Voor cliënten in de woonzorglocaties zijn de getekende documenten altijd terug te vinden in het ECD. Dit scheelt veel regeldruk voor de zorgmedewerkers en die tijd kan nu besteed worden aan de bewoners.

Enkele reacties van zorgmedewerkers:

“We hebben sneller de juiste informatie en krijgen geen tot weinig vragen meer over de formulieren. Het levert tijd op én komt de bewoner ten goede doordat we sneller kunnen schakelen.”

“Met Aanmeldgemak kan ik precies volgen wat al is ingevuld en waar het eventueel stagneert. Dat scheelt enorm in het verzamelen, controleren en uploaden van documenten.”

“Met EasyZorg besparen we zeker een half uur tot 45 minuten per opname. Bij vier tot vijf opnames per dag is dat enorme winst voor onze revalidatiezorg.”

Aanmeldgemak van EasyZorg
Aanmeldgemak is een digitale aanmeldoplossing van EasyZorg die geïntegreerd is met het ECD ONS en het cliëntaanmeldproces ondersteunt met één centraal, digitaal overzicht van benodigde gegevens en documenten. Het biedt realtime inzicht in het aanmeldproces en vermindert administratieve handelingen voor zorgmedewerkers en cliënten.

Privacy en veiligheid
Alle ingevulde formulieren worden direct veilig opgeslagen in het ECD en zijn direct beschikbaar voor de betrokken zorgmedewerkers. Ze hoeven hierdoor niet opnieuw te worden aangeboden of ondertekend bij een locatieovergang. EasyZorg zelf slaat geen gegevens op. Zo is de privacy en bescherming van cliëntinformatie volledig gewaarborgd.

"Aanmeldgemak laat zien dat innovatie in de zorg praktisch én direct merkbaar is voor medewerkers en bewoners. De voordelen voelen zorgmedewerkers dagelijks op de werkvloer: het dossier is in de meeste gevallen al compleet voordat de bewoner fysiek bij ons aankomt, waardoor het opnamegesprek niet meer wordt ervaren als een administratiegesprek," aldus Carlijn Hoogvliet, Projectleider bij Zorgbalans. “Ook scheelt het enorm in drukwerk, wat aansluit bij onze duurzaamheidsdoelen.”

Voor iedereen passend
Voor bewoners en naasten die minder digitaal vaardig zijn, blijft een papieren map beschikbaar. Zo blijft het proces toegankelijk voor iedereen, zonder de voordelen voor medewerkers en teams te verliezen. Dit project is de eerste stap in een bredere digitaliseringsaanpak; op termijn bekijkt Zorgbalans de uitbreiding naar andere formulieren en processen, zodat de zorgmedewerkers nóg meer tijd overhouden voor persoonlijke zorg.